Sumário
Unidade 03 Metodologias de Manutenção do Processo de Gestão por Competências
3.1 Metodologias de manutenção do processo de gestão por competências
3.2 Divulgação dos processos de gestão por competências
3.3 Mapeamento organizacional para manutenção dos processos
3.4 Ações de capacitação de pessoas na Gestão por Competências
3.5 Entrevistas em Gestão por Competências
Unidade 03 - Metodologias de Manutenção do Processo de Gestão por Competências
Introdução
Na unidade anterior, você conheceu ferramentas para mapear as competências organizacionais e os profissionais que nela atuam.
Nesta unidade, você verá a importância de manter o sistema de gestão por competências, ressaltando a ampla divulgação do processo, bem como a identificação das necessidades de treinamento e desenvolvimento dos servidores.
Objetivos de aprendizagem
O sistema de gestão por competências faz com que o desempenho organizacional dependa da capacidade de mobilizar e combinar as competências dos profissionais que desempenham cada função. Com base nessa premissa, os objetivos de aprendizagem desta unidade de estudo são:
compreender a importância da aceitação e manutenção dos processos de gestão por competências na organização;
identificar e implementar ações voltadas para a melhoria do processo de gestão por competências.
Introdução às metodologias de manutenção do processo de gestão por competências
Quando você pensa em uma organização competente, qual é a primeira imagem que lhe vem à cabeça?
Talvez seja a de uma organização cujos profissionais realizem com eficiência e esmero as suas atribuições, não é mesmo?
A competência da organização
É certo que eficiência e esmero são atribuições importantes da competência, pois estão relacionadas, principalmente, ao saber
No entanto, a competência de uma organização não equivale à soma das competências de seus membros. Reflita um pouco sobre essa afirmação e procure identificar o porquê disso não acontecer.
Fique atento!
A competência de uma organização não equivale à soma das competências de seus membros (Le Boterf, 2003, p. 229).
Por isso, é essencial que as competências individuais se transformem em competências coletivas, o que é possível com a manutenção do sistema de gestão por competências.
Por que a competência de uma organização não equivale à soma das competências de seus membros? Vamos refletir um pouco sobre isso. Acompanhe tal ideia. O fato de haver na organização profissionais capacitados, não reflete as competências da organização, a não ser que as competências individuais se transformem em coletivas. Isso quer dizer que as competências individuais precisam ser amplamente aceitas e difundidas na organização, para que possam refletir a competência organizacional. Isso significa que a organização deve, além de identificar as suas competências essenciais, fazer com que elas estejam disseminadas entre as competências profissionais, de modo a se transformarem em competências coletivas. Ou seja, as competências profissionais devem ser difundidas para que perdurem na organização, mesmo com a saída dos profissionais que nela trabalham. Assim, ela estará amplamente disseminada entre todos.
3.1 Metodologias de manutenção do processo de gestão por competências
Como é possível que a saída de um profissional não interfira ou prejudique as competências organizacionais? Voltemos ao exemplo de Carlos, utilizado nas unidades anteriores. Acompanhe a seguir!
A manutenção do processo de gestão por competências
Imagine que Carlos saiu de sua área de atuação, uma área extremamente técnica e que requer especialmente habilidades e conhecimentos muito específicos. Com a saída dele da área na qual atuava, o que poderá acontecer com ela? Que ações o gestor da área que ele trabalhava deve desenvolver para que isso não prejudique o desenvolvimento dos trabalhos? A continuidade de um processo de trabalho que não seja sensível à saída de um profissional é possível por meio da eficiente manutenção do sistema de gestão por competências na organização, que implica a adoção de algumas ações. Conheça tais ações como: Divulgação das ações; Ampla divulgação e ações que levem à aceitação do sistema. Mapeamento das competências; Mapeamento das competências profissionais e diagnóstico para identificar a necessidade de desenvolvimento de competências. Capacitação; Capacitação, visando ao desenvolvimento de competências nos profissionais da organização. Seleção; Seleção de profissionais cujos perfis de competências sejam adequados às necessidades organizacionais. Nas próximas seções desta unidade, você acompanhará mais informações sobre as etapas da manutenção do sistema de Gestão por Competências.
3.2 Divulgação dos processos de gestão por competências
Na Unidade de estudo 2, você compreendeu a importância da divulgação do sistema de gestão por competências na organização.
Esse sistema precisa ser reconhecido e aceito como essencial para o desenvolvimento de cada profissional, bem como da organização.
Saiba mais!
Zarifian (2001, p. 68) observa que: “[…] competência é o indivíduo tomar iniciativa e assumir responsabilidade diante de situações profissionais com as quais se depara”.
Iniciativa e autonomia
Para que os profissionais que atuam na organização se tornem competentes, a área de gestão de pessoas deverá conceder espaço para que eles tenham autonomia e automobilização. Esse componente atitudinal é importante para que a competência se complete em todas as suas dimensões. Conheça agora o que é possível fazer nesse sentido. Envolvimento pessoal. A competência deve ser assumida por todos. O envolvimento pessoal do indivíduo, mesmo que inicialmente “forçado” (no sentido de ser incentivado pela organização), deve ocorrer. Iniciativa; A iniciativa deve estar presente, ou seja, os indivíduos devem estar predispostos a tentar fazer coisas novas e realizar ações para isso. Responsabilidade; Deve ser disseminada a noção de que cada um é responsável por si, especificamente no que se refere ao desenvolvimento e à manutenção das suas competências. Mobilização conjunta; A mobilização conjunta dos profissionais é essencial, pois, para determinadas situações, um único indivíduo pode não ter todas as competências necessárias, devendo contar com o auxílio dos demais profissionais.
A importância do sistema de gestão por competências
Fatores como os apresentados anteriormente devem ser compreendidos pelos profissionais da organização, de forma que, ao menos em longo prazo, desenvolvam-se espontaneamente. Para que isso seja possível, é essencial a conscientização sobre a importância do sistema de gestão por competências. Os indivíduos da organização deverão conhecer os motivos da implantação do sistema, bem como as suas implicações para o desenvolvimento da organização e de seus profissionais. É essencial que a comunicação com esse propósito atinja os diferentes participantes.
O que deve ser comunicado?
Acompanhe os fatores que deverão ser abordados na organização, no momento da sensibilização dos profissionais quanto à importância do sistema de gestão por competências. O que é competência? O que é um sistema de gestão por competências? Qual é o objetivo da implantação? Quais são os benefícios para os profissionais? O que os benefícios proporcionam à organização? Como deve ser o envolvimento de cada um?
Estratégias de comunicação
As estratégias de comunicação propostas para apoiar o processo de divulgação e sensibilização do sistema de gestão por competências são: Palestras. Cartazes. Reuniões com os diferentes setores. Reuniões individuais com os gestores. Endomarketing. Programas de capacitação.
3.3 Mapeamento organizacional para manutenção dos processos
Na Unidade de estudo 2, você conheceu uma ferramenta para identificar as competências organizacionais e as competências das funções. Naquele momento, o supervisor da área de atendimento apontou quais são as competências necessárias para o profissional que deseja exercer a função de atendente.
Definição do nível de competência da função
Assim foi estabelecido o nível de competência da função (NCF) de atendente: Indicadores: Foco no cliente: Solucionar de forma rápida os problemas do usuário. Nível Máximo: Cinco; quantidade de indicadores: um. Relacionamento interpessoal: Ser cordial. Saber ouvir feedbacks. Nível Máximo: Cinco; quantidade de indicadores: dois.
Nível de competência do servidor
Você já conhece os níveis das competências necessários para quem deseja atuar como atendente. Agora, é necessário verificar se Carlos apresenta as competências desejadas. Para avaliá-lo, o gestor da área de atendimento utilizou a verificação do nível de competências do atendente. As principais competências inerentes à função de atendente são: foco no cliente (com 1 indicador); relacionamento interpessoal (com 2 indicadores). Carlos foi avaliado segundo o grau de frequência com que apresenta cada indicador. Ele soluciona rapidamente os problemas dos usuários com frequência (3 pontos). Entretanto, os dois indicadores relacionados à competência Relacionamento interpessoal tiveram frequências baixas: poucas vezes (2 pontos) e raramente (1ponto). Após o servidor ter sido avaliado, é calculado o Nível de Competência do colaborador na função (NCF). Acompanhe a seguir esse cálculo. Para isso, é realizado o seguinte cálculo: A Soma dos pontos da avaliação dos indicadores necessários para a função é dívida pela quantidade de indicadores da competência!
Sabendo que o Nível de Competências da Função (NCF) de atendente é 5 para as duas competências necessárias ao exercício da função, conforme você acompanhou anteriormente, você acha que Carlos está apto a ocupar essa função? Carlos obteve um nível de competência para a função de 4,5. Entretanto, o nível definido é 5. Por isso, ele necessita desenvolver as duas competências fundamentais para o cargo, especialmente a de relacionamento interpessoal. Para isso, é essencial que ele e outros colaboradores da organização participem de processos de capacitação que considerem o desenvolvimento não só das competências técnicas, como também das competências comportamentais.
Saiba mais:
Você encontra uma reflexão sobre a Gestão de Competências no setor público em: A noção de competência na gestão de pessoas: reflexões acerca do setor público, dos autores Francielle Molon da Silva e Simone Portella Teixeira de Mello, na Revista do Serviço Público Brasília 62 (2): 167-183, abr/jun. 2011.
3.4 Ações de capacitação de pessoas na Gestão por Competências
A partir do mapeamento das competências necessárias para o exercício das diferentes funções na organização e das competências dos profissionais que nela atuam, é possível encontrar gaps de competência. Os gaps de competência representam espaços vagos entre as competências importantes para a função e as competências apresentadas por quem a exerce. São competências que não estão presentes nos colaboradores da organização, mas que são essenciais a ela.
Saiba mais:
A Gestão por Competências direciona sua ação, prioritariamente, para o gerenciamento da lacuna (gap) de competências, eventualmente existente na organização ou na equipe. Ela procura eliminar ou minimizar essa lacuna, aproximando ao máximo as competências existentes com aquelas competências necessárias para a atingir os objetivos organizacionais. Sob essa perspectiva, minimizar eventuais lacunas de competências significa orientar e estimular os profissionais a diminuir as incompatibilidades entre o que eles são capazes de fazer (competências atuais) e o que a organização espera que eles façam (competências necessárias).
Treinamento e desenvolvimento
Acompanhe as informações sobre treinamento e desenvolvimento! É importante que a organização adote programas de treinamento e desenvolvimento, pois, por vezes, treinamentos são realizados com pessoas que não necessitam, incorrendo em desperdício de tempo e dinheiro e até na desmotivação do servidor. A Gestão por Competências proporciona um diagnóstico apropriado já que, ao verificar as ações de capacitação das pessoas, ela considera também uma questão importante: as condições de trabalho nas quais o indivíduo se encontra. Não adianta o indivíduo ser responsável e capaz de desenvolver as competências necessárias, se não houver uma situação de trabalho favorável. Quando fatores desse tipo são identificados, as situações de trabalho sofrem as alterações necessárias. Segundo Le Boterf (2007, p. 156): “As condições da situação de trabalho que têm uma incidência sobre a operacionalização das competências são diversas: organização do trabalho, relações interpessoais, condições de trabalho, informações disponíveis, relações de gerenciamento, equipamentos e instalações, contexto socioeconômico, critérios de gestão, regras de funcionamento, relações interserviço ou entre departamentos, procedimentos, gestão de recursos humanos [...]”.
Início do Diálogo!
Andréa: Olá, Marcos! A partir de amanhã, teremos um novo colega trabalhando conosco. Os responsáveis pelo sistema de gestão de competências decidiram transferi-lo para o nosso setor.
Marcos: Talvez isso tenha acontecido porque ele não apresenta competências necessárias para atuar no setor em que está.
Andréa: Não, Marcos! Ele é extremamente competente na área em que atua. Apenas as condições de trabalho lá impedem que ele potencialize toda a sua capacidade.
Andréa: Ele é especialista no uso de uma tecnologia que o restante do pessoal não conhece. Por isso, decidiram deixá-lo aqui para nos ajudar, até que todos se capacitem.
Marcos: Desculpe, não considerei que as condições da situação de trabalho também interferem na operacionalização das competências.
Andréa: É comum acharmos que basta desenvolver as competências das pessoas e pronto, todo o trabalho delas será perfeito. Mas, na verdade, sem as condições necessárias ao trabalho, não há competência que resista.
Andréa: Por isso, quando se percebe a necessidade de que algum profissional receba treinamento ou desenvolvimento, deve ser avaliado, primeiramente, se não são as condições de trabalho que estão interferindo no seu desempenho.
Condições da situação de trabalho
Vamos aplicar a premissa das condições da situação de trabalho ao exemplo de Carlos. Você viu que, pela avaliação do nível de competência dele, podemos prever que não ser cordial e não aceitar feedbacks sejam características comportamentais dele. No entanto, esses comportamentos podem ser resultantes da relação de trabalho que ele mantém com a sua gestora atual. Nesse caso, será que o resultado da avaliação é justo? Realizada a avaliação das condições da situação de trabalho, é necessário buscar oportunidades para que Carlos desenvolva suas competências. Nesse contexto, há inúmeras chances para a construção de competências que fogem do método tradicional de capacitação. Le Boterf (2007, p. 181) aponta três possibilidades são elas: Formação do indivíduo; A primeira possibilidade é aplicada quando a finalidade é formar o indivíduo (estágios, viagem de estudos, seminários, ensino na plataforma virtual, ensino programado, programas de formação...) Formação diversificada; A segunda possibilidade também é formativa, mas não corresponde às situações habituais (realização de formação, consulta de especialista, clube de intercâmbio de práticas profissionais, projeto de estudos, formação por mentores, colaboração com consultores, participação em colóquios e feiras, produção de materiais pedagógicos, reuniões-debate...).Competências específicas; A terceira possibilidade tem o objetivo de formar com foco no desenvolvimento de competências específicas (participação na implantação de novo projeto ou equipamento, redação de artigo profissional, condução de um projeto, participação de auditorias ou avaliações, substituição temporária de um responsável hierárquico, remoção temporária para outro setor...). Desenvolvimento para exercer nova função; Alinhadas ao treinamento, encontram-se as ações de desenvolvimento. Para o desenvolvimento, são consideradas as possibilidades profissionais futuras do indivíduo e, assim, desenvolvem-se ações que possibilitem ao profissional elaborar as competências necessárias. É importante que as ações de desenvolvimento considerem as expectativas do indivíduo na organização, ou seja, o colaborador deve querer exercer uma nova função. Nas situações apresentadas, é essencial que se desenvolvam ações de captação das expectativas dos indivíduos, sendo a entrevista uma possibilidade. Questões relativas ao desenvolvimento de entrevistas em Gestão por Competências serão vistas no tópico a seguir.
3.5 Entrevistas em Gestão por Competências
A entrevista é um meio de conhecer as expectativas do indivíduo, bem como auxiliar na seleção de candidatos para as vagas na organização.
Para a Gestão de competências, especificamente, a avaliação de comportamentos se torna um desafio, pois conhecimentos e habilidades inerentes às competências técnicas são mais fáceis de serem diagnosticados quando ainda não se conhece o colaborador.
Competências comportamentais
Uma forma de verificar previamente uma competência técnica é avaliando a formação do indivíduo. É possível saber os cursos e as experiências que ele apresenta em seu currículo. Já em relação a um comportamento, este só pode ser avaliado na ação. Então, como avaliar o comportamento do candidato externo que pleiteia uma vaga? Você tem alguma ideia?
Entrevista comportamental
Para atender à necessidade de avaliar comportamentos, desenvolveu-se a entrevista comportamental. Aliada a dinâmicas de grupo, ela permite identificar competências comportamentais. Conheça algumas de suas características.
O objetivo - O objetivo da entrevista comportamental é verificar o comportamento adotado pelo indivíduo em situações em que sejam acionadas as competências que a função exige. Essa entrevista é planejada e estruturada, tendo como base o perfil de competências desejadas, utilizando perguntas abertas e específicas, previamente planejadas para obter respostas que contenham: contexto, ação e resultado.
A entrevista - A entrevista comportamental baseada em contexto, ação e resultado prevê que o comportamento passado prediz o comportamento futuro. Apesar do comportamento do indivíduo não ser estático, esta é a melhor forma, até o momento, de identificar o que um indivíduo fez, sentiu e pensou e quais são os resultados da sua ação em determinada situação.
O contexto - O desenvolvimento da técnica necessita considerar um contexto compreensível, que torne possível ter clareza da ação tomada e dos resultados obtidos com ela.
As perguntas - O entrevistador deve estar muito atento às respostas do entrevistado. Um exemplo da realização de uma pergunta é: “Fale-me sobre uma situação em que você incentivou o trabalho em equipe ao desenvolver um projeto e conseguiu a participação e interação de todos”. Essa pergunta tem o objetivo de identificar competências de liderança.
As respostas - Para ter uma compreensão completa da situação, o entrevistador deve ouvir as respostas com atenção e estar atento a três fatores: contexto, ação e resultado.
Acompanhe um exemplo de resposta para o questionamento: “Fale-me sobre uma situação em que você incentivou o trabalho em equipe ao desenvolver um projeto, e conseguiu a participação e interação de todos”. Agora observe o contexto, a ação e o resultado.
Contexto - “Para desenvolver o projeto X, foi necessário envolver uma equipe multifuncional, que não havia trabalhado junta antes, nem ao menos se conhecia. Era um projeto ambicioso e envolvia muitos recursos, logo uma falha incorreria em grandes perdas.”
Ação - “Assim, senti a responsabilidade de não poder falhar e comprometi-me com o resultado desse projeto. Então, assumi o papel de integrar a equipe, realizei reuniões na organização e fora dela, para que todos os participantes se conhecessem e pudessem trocar informações sobre o projeto.”
Resultado - “O trabalho foi muito desafiador e tivemos que rever o planejamento inúmeras vezes, mas como estávamos com a comunicação e com os nossos objetivos alinhados, o resultado foi um sucesso.”
Entrevista comportamental
Este foi um exemplo de uma entrevista comportamental completa. No entanto, é possível captar comportamentos com perguntas específicas para cada competência, utilizando perguntas abertas. Um exemplo: “Fale-me sobre qual foi a sua última função e como eram as relações entre os colegas”. Devemos ter em mente que cada pergunta tem o objetivo de investigar a presença ou a ausência de competências.
Fique atento!
A entrevista comportamental baseada no contexto, ação e resultado busca identificar o que um indivíduo fez, sentiu e pensou e quais foram os resultados da sua ação em determinada situação.
Finalização
Aqui você finaliza a unidade 3 do curso Gestão por Competências. Ao longo desta unidade, você acompanhou informações sobre metodologias de manutenção do processo de Gestão por Competências e a importância de mantê-lo.Acompanhe a síntese da unidade 3.
Você iniciou esta unidade do curso compreendendo que a competência de uma organização não equivale à soma das competências de seus membros. Por isso, é essencial que as competências individuais se transformem em competências coletivas, o que é possível com a manutenção do sistema de gestão por competências.
Depois, viu que para que os profissionais que atuam na organização se tornem competentes, a área de gestão de pessoas deverá conceder espaço para que eles tenham autonomia e automobilização. O componente atitudinal é importante para que a competência se complete em todas as suas dimensões.
Acompanhou, também, como é calculado o Nível de Competência do colaborador na função (NCF). Ele é igual à soma dos pontos da avaliação dos indicadores necessários para a função, dividida pela quantidade de indicadores da competência.
Percebeu a importância de a organização adotar programas de treinamento e de desenvolvimento, pois muitos deles são realizados com pessoas que não necessitam, incorrendo em desperdício de tempo e dinheiro e até na desmotivação do servidor. Muitas vezes, as pessoas são competentes, mas as condições necessárias ao trabalho dificultam o seu desempenho.
Por último, você acompanhou que para atender à necessidade de avaliar comportamentos, desenvolveu-se a entrevista comportamental que, aliada a dinâmicas de grupo, permite identificar competências comportamentais.
Agora, confira se você aprendeu tudo o que foi aqui apresentado sobre metodologias de manutenção do processo de gestão por competências, elaborando as atividades a seguir.
Desejamos que você tenha um ótimo aproveitamento!
Quiz
Questão 01 - Ao implantar um sistema de Gestão por Competências, a organização deve estar atenta ao reconhecimento das competências essenciais ao seu melhor desempenho, bem como as competências pertinentes a cada função organizacional. Nesse contexto, essas competências devem ser difundidas. Elas são caracterizadas como ________________. Assinale a opção correta.
Competências de gestão
Competências de responsabilidade
Comportamentos necessários
Competências coletivas
Gabarito: A alternativa correta é a D. A organização deve, além de reconhecer as competências organizacionais e fazer com que sejam refletidas nas competências profissionais, transformar essas competências em competências coletivas, ou seja, difundi-las de forma que elas perdurem apesar da saída das pessoas.
Questão 02 - Sobre as ações de manutenção da Gestão por Competências, assinale as alternativas corretas:
Mapeamento das competências profissionais e diagnóstico de necessidade de desenvolvimento de competências.
Ampla divulgação e aceitação do sistema.
Capacitação visando ao desenvolvimento de competências nos profissionais da organização.
Seleção de profissionais adequados às necessidades organizacionais, conforme o perfil de competências.
Gabarito: As alternativas corretas são as letras A e C. As competências técnicas são compostas pelos conhecimentos e habilidades do indivíduo, e as competências comportamentais são caracterizadas pelas atitudes. Ambas devem fazer parte do sistema de gestão por competências e são passíveis de serem mensuradas.
Questão 03 - Para verificar as ações de capacitação de profissionais, deve-se observar as condições de trabalho nas quais o indivíduo se encontra, ou seja, não adianta ser responsável e capaz de desenvolver as competências necessárias, se não houver uma situação de trabalho favorável. Assinale as alternativas que são verdadeiras.
O inventário comportamental independe do setor de atuação do profissional.
As condições da situação de trabalho têm incidência sobre a operacionalização das competências.
Ao se contratar um funcionário, é possível identificar suas competências comportamentais por meio do seu currículo.
As condições da situação de trabalho estão relacionadas a fatores como: organização do trabalho, relações interpessoais, equipamentos e instalações etc.
Gabarito: As alternativas corretas são as letras A e D. As condições da situação de trabalho têm incidência sobre a operacionalização das competências do indivíduo. E as competências comportamentais são identificadas por meio de entrevistas e dinâmicas de grupo.
Questão 04 - A entrevista comportamental visa identificar competências relativas ao comportamento. Para isso, é necessário identificar três fatores durante a entrevista. Relacione o conceito à resposta correspondente, feita no momento da entrevista para identificá-lo.
Contexto refere-se à
Ação refere-se à
Resultado refere-se à
Entrevista comportamental refere-se à
Participei de um projeto ambicioso que envolvia muitos recursos e que qualquer falha poderia resultar em prejuízo para todos.
Realizei uma pesquisa que me permitiu desenvolver uma nova metodologia. Ela nos possibilitou sanar o problema.
A capacidade de liderar o grupo me fez cumprir com o prometido e obter lucros.
Permitiu identificar o que o indivíduo fez, sentiu e pensou e quais são os resultados da sua ação em determinada situação.
Gabarito: Contexto refere-se à Participei de um projeto ambicioso que envolvia muitos recursos e que qualquer falha poderia resultar em prejuízo para todos. Ação refere-se à Realizei uma pesquisa que me permitiu desenvolver uma nova metodologia. Ela nos possibilitou sanar o problema. Resultado refere-se à A capacidade de liderar o grupo me fez cumprir com o prometido e obter lucros. Entrevista comportamental refere-se à Permitiu identificar o que o indivíduo fez, sentiu e pensou e quais são os resultados da sua ação em determinada situação.
Questão 05 - Para que os profissionais que atuam na organização se tornem competentes, a área de gestão de pessoas deverá conceder espaço para que eles tenham autonomia e automobilização. Com base nas informações apresentadas, identifique o conceito correspondente.
Envolvimento pessoal refere-se à
Iniciativa refere-se à
Responsabilidade refere-se à
Mobilização conjunta refere-se à
Mesmo que inicialmente “forçado” (no sentido de ser incentivado pela organização), deve ocorrer.
Predisposição para tentar fazer coisas novas.
Faz com que cada um seja responsável pelo desenvolvimento de suas competências.
É necessária, já que um único indivíduo pode não ter todas as competências necessárias.
Gabarito: Envolvimento pessoal refere-se à Mesmo que inicialmente “forçado” (no sentido de ser incentivado pela organização), deve ocorrer. Iniciativa refere-se à Predisposição para tentar fazer coisas novas. Responsabilidade refere-se à Faz com que cada um seja responsável pelo desenvolvimento de suas competências. Mobilização conjunta refere-se à É necessária, já que um único indivíduo pode não ter todas as competências necessárias.
Fonte: ENA Virtual
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